DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO - DAP
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DIAPL – Diretoria de Administração e Planejamento
A Diretoria de Administração e Planejamento é o órgão de planejamento, execução e avaliação das ações de administração, planejamento, infraestrutura, gestão orçamentária, financeira, contábil e patrimonial desenvolvidas no âmbito do campus, competindo-lhe:
I. planejar e supervisionar, em consonância com o projeto de desenvolvimento institucional, as diretrizes e a proposta orçamentária do campus em função dos planos, projetos e programas governamentais;
II. coordenar e orientar as atividades de orçamento e modernização institucional, bem como gerir as atividades de administração financeira e contábil;
III. propor ao Diretor-geral a alocação de recursos financeiros, materiais e humanos para cumprimento dos objetivos do campus;
IV. supervisionar o uso e a conservação dos recursos alocados no campus, bem como acompanhar a execução das ações das coordenadorias associadas;
V. fornecer informações para a prestação de contas da execução orçamentária e financeira de programas, projetos e convênios;
VI. coordenar a elaboração de projetos que visem a melhoria das instalações considerando, prioritariamente, a política educacional e administrativa determinada pelo Ifes;
VII. acompanhar e avaliar a execução das atividades de obras de reforma, reparo e manutenção das instalações prediais e dos equipamentos e mobiliários;
VIII. elaborar planos de trabalho para captação de recursos, visando ao atendimento de projetos estruturais específicos do campus;
IX. elaborar o relatório anual de prestação de contas do campus; e
X. representar o campus nos foros específicos da área, quando se fizer necessário.
Telefone: (28) 3199-1389
E-mail: da.ib@ifes.edu.br
Localização: Prédio Administrativo (Bloco A) – 1º Andar – Sala A202
ANUÁRIO DAP
A informação é um instrumento fundamental para definir o melhor direcionamento das ações. Pensando nesse princípio, a Diretoria de Administração e Planejamento do Instituto Federal de educação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo – Campus Ibatiba, com base em dados extraídos de sistemas como SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira, Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP e Portal de Compras do Governo Federal, além de informações fornecidas por suas respectivas coordenadorias, elaborou este documento.
Com o objetivo de tornar mais clara a gestão administrativa, informações acerca da estrutura e do funcionamento e sobre o trabalho desenvolvido no decurso do ano de 2019, comporão as páginas a seguir. Tais informações serão correlatas às atribuições dos setores; números de processos abertos; contratações realizadas, infraestrutura e alocação do orçamento.
ORÇAMENTO
Os recursos são previstos na LOA (Lei Orçamentária Anual) e liberados de acordo com o previsto na Matriz Orçamentária, elaborada pelo CONIF (Conselho Nacional das Instituições da Rede Federal). Outros recursos, como: Emendas Parlamentares, podem ser recebidas ao longo do exercício.
O orçamento para as despesas de custeio tem sua ação classificada como 20RL, que é para o funcionamento das Instituições Federais de Educação Profissional e Tecnologia.
As despesas de custeio são referentes às aquisições de bens de consumo, aos serviços terceirizados, como limpeza e conservação, vigilância patrimonial e manutenção, por exemplo. As despesas de Investimento são referentes às aquisições de bens permanentes ou contratações de serviços de obras, por exemplo.
Já o orçamento para as despesas de Investimento, por sua vez, tem sua ação classificada como 20RG, que é para Expansão e Reestruturação da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica.
A execução do orçamento é realizada em 3 estágios, empenho, liquidação e pagamento.
1) O primeiro estágio da despesa é o empenho, segundo o art. 58 da lei 4.320/1.964, o empenho da despesa é um ato emanado de autoridade competente, que cria para o Estado obrigação de pagamento, obviamente que o pagamento só pode ser realizado após o fornecedor do material ou do serviço cumprir com sua obrigação referente ao que foi contratado.
2) O segundo estágio é a liquidação da despesa, que segundo o art. 63 da lei 4.320/1.964 é a verificação por parte da administração do direito adquirido pelo Credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito, ou seja, diz respeito à conferência do material entregue ou do serviço executado em relação ao que foi contratado, caso esteja de acordo, a administração deve autorizar a liquidação da despesa.
3) O terceiro e último estágio da despesa é o pagamento, quando o dinheiro é creditado na conta do credor, segundo o art. 62 da lei 4.320/1.964, o pagamento só pode ser efetuado após a regular liquidação da despesa.
Fonte de Recursos
Classificação da receita segundo a destinação legal dos recursos arrecadados. As fontes de recursos constituem-se de determinados agrupamentos de naturezas de receitas, atendendo a uma determinada regra de destinação legal, e servem para indicar como são financiadas as despesas orçamentárias. Entende-se por fonte de recursos a origem ou a procedência dos recursos que devem ser gastos com uma determinada finalidade. É necessário, portanto, individualizar esses recursos de modo a evidenciar sua aplicação segundo a determinação legal. A classificação por fontes é estabelecida, no orçamento federal, pela Portaria SOF nº 1, de 19 de fevereiro de 2001 (D.O.U. 20.02.2001). A classificação de fontes de recursos consiste de um código de três dígitos. O primeiro indica o Grupo de Fonte de Recursos, que especifica se o recurso é ou não originário do Tesouro Nacional e se pertence ao exercício corrente ou a exercícios anteriores. Os dois dígitos seguintes especificam, dentro de cada grupo de fontes, as diferentes fontes dos recursos que sejam compatíveis com o respectivo grupo de fontes.
De acordo com art. 2º, da PORTARIA Nº 15.073, DE 26 DE DEZEMBRO DE 2019, os grupos de Fontes de Recurso São:
1 - Recursos Arrecadados no Exercício Corrente
3 - Recursos Arrecadados em Exercícios Anteriores
9 - Recursos Condicionados*
* O dígito 9 objetiva identificar, na elaboração do Orçamento, os recursos oriundos de propostas de alterações na legislação da receita que estejam em tramitação no Congresso Nacional.
CGAO – Coordenadoria Geral de Administração, Orçamento e Finanças
A Coordenadoria Geral de Administração, Orçamento e Finanças tem por competências:
I. gerir bens e serviços, bem como os contratos decorrentes destes;
II. assessorar a DAP e demais órgãos do campus em assuntos relativos a licitações, compras, contratos, protocolo, patrimônio, materiais e suprimentos, transportes e serviços gerais através das unidades subordinadas;
III. coordenar, orientar e acompanhar os processos administrativos relativos a licitações, contratações de bens e serviços, bem como a formulação de termos de referência;
IV. adequar e fazer cumprir os procedimentos administrativos na forma indicada nos pareceres e decisões jurídicas, garantindo a aplicabilidade dos princípios legais da administração pública;
V. atender demandas de fornecedores relativas a pagamentos, entrega de material, aditamento de contratos e informações gerais; e
VI. executar, em nível de campus, os procedimentos relativos aos sistemas de Governo Federal, disponibilizados para as áreas de administração, serviços gerais e registro de cadastro.
Telefone: (28) 3199-1392
E-mail: administracao.ib@ifes.edu.br
Localização: Prédio Administrativo (Bloco A) – 1º Andar – Sala A208
Coordenadoria de Protocolo e Arquivo
A Coordenadoria de Protocolo e Arquivo tem por competências:
I. receber e controlar documentos e processos em fase de guarda intermediária e/ou permanente para arquivamento;
II. ordenar a documentação, mediante o recebimento, registro e classificação dos documentos;
III. conservar a documentação, mediante a utilização de equipamentos adequados e sob condições ambientais ideais;
IV. aplicar a tabela de temporalidade, para arquivo de documentos gerados no Ifes, evitando o crescimento desnecessário do acervo de documentos, de acordo com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos;
V. registrar e controlar a entrada e a saída dos documentos e correspondência do campus;
VI. receber, autuar, interpretar e classificar os documentos com base no Código de Classificação de Assuntos adotado pelo Ifes e registrá-los nos Sistemas Informatizados;
VII. emitir, quando necessário, relatórios dos Sistemas Informatizados;
VIII. prestar informações às partes interessadas sobre a tramitação de seus processos e sobre as correspondências recebidas e expedidas;
IX. relacionar e distribuir as correspondências recebidas pelo campus via Correios;
X. receber, selecionar e preparar a correspondência para expedição via correios, de acordo com as normas e procedimentos determinados pela EBCT quanto à modalidade de expedição;
XI. receber, conferir e relacionar os documentos, a fim de expedi-los, via malote, para outros campi e para a Reitoria do Ifes;
XII. receber, conferir, selecionar e distribuir os documentos oriundos dos campi e da Reitoria;
XIII. fazer levantamento mensal da quantidade de correspondência expedida. e
XIV. Orientar os demais setores da unidade quanto ao correto uso do módulo Protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC.
Telefone: (28) 3199-1386
E-mail: gabinete.ib@ifes.edu.br
Localização: Prédio Administrativo (Bloco A) – Térreo – Sala A216
Horário de funcionamento
Segunda a sexta-feira: das 08h às 17h
LINKS ÚTEIS:
Manuais de Protocolo e Arquivo
Comissão Permanente de Gerenciamento dos Processos Eletrônicos – CPGPE
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivos – CPAD
Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira
A Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira tem por competências:
I. executar as atividades de natureza orçamentária e financeira, zelando pelo cumprimento das normas em vigor;
II. executar a aplicação dos recursos orçamentários e extraorçamentários, mantendo o controle financeiro e opinando sobre eventuais alterações de programação;
III. proceder à liquidação das despesas e efetuar pagamentos;
IV. elaborar processos de concessão e conferir a prestação de contas de suprimentos de fundos;
V. coordenar, controlar e supervisionar as atividades desenvolvidas pela Tesouraria;
VI. manter os processos comprobatórios das despesas devidamente arquivados; e
VII. proceder, no final de cada exercício, ao levantamento de restos a pagar, bem como a anulações de empenhos, correspondentes ao exercício que se encerra.
Parágrafo único. À Tesouraria compete:
I - realizar o recebimento dos valores oriundos da receita própria, efetuar os registros contábeis pertinentes e providenciar os respectivos depósitos bancários, assim como acompanhar a compensação desses valores no sistema Siafi;
II - emitir documentos fiscais correspondentes à comercialização da produção e da prestação de serviços, quando se fizer necessário;
III - elaborar mapas mensais demonstrativos de destinação da produção, bem como seus respectivos valores, registrados na entrada extraorçamentária do mapa da Coordenadoria de Almoxarifado;
IV - providenciar junto aos órgãos federais, estaduais e municipais competentes a regularidade de funcionamento dos setores produtivos de industrialização; e
V - proceder à apuração e ao recolhimento de impostos, tributos, taxas e afins, decorrentes do processo de comercialização e de prestação de serviços, de forma a manter a contínua regularidade da instituição.
Telefone: (28) 3199-1391
E-mail: financeiro.ib@ifes.edu.br
Localização: Prédio Administrativo (Bloco A) – 1º Andar – Sala A206
Página do Cronograma de Pagamentos
Coordenadoria de Contabilidade e Controle
A Coordenadoria de Contabilidade e Controle tem por competências:
I. controlar a aplicação dos recursos orçamentários e extraorçamentários, mantendo o controle financeiro e opinando sobre eventuais alterações de programação;
II. acompanhar e analisar as atividades de escrituração e controle contábil;
III. analisar e acompanhar balancetes mensais;
IV. analisar e acompanhar balanços patrimoniais, financeiros, orçamentários e das variações;
V. manter documentos contábeis convenientemente arquivados;
VI. colaborar nos estudos de definição dos custos de projetos;
VII. colaborar em processos de prestação de contas de convênios;
VIII. subsidiar os relatórios de gestão e prestação de contas;
IX. prestar assessoramento quanto a retenção de tributos federais, contribuições, liquidação de notas fiscais e classificações de elementos de despesas;
X. prestar informações anuais quanto às retenções do IRPF e IRPJ;
XI. promover a prestação, o acerto e a conciliação de contas em geral, conferindo saldos, localizando e retificando possíveis erros;
XII. acompanhar e atualizar a regularidade fiscal e previdenciária do campus;
XIII. efetuar o registro no SIAFI do relatório mensal de movimentação do almoxarifado do campus; XIV. efetuar procedimentos necessários ao encerramento do exercício;
XV. analisar, no encerramento do processo, a prestação de contas dos suprimentos de fundos; e
XVI. executar a conformidade contábil do campus.
Telefone: (28) 3199-1394
Localização: Prédio Administrativo (Bloco A) – 1º Andar – Sala A207
Coordenadoria de Gestão de Contratos
A Coordenadoria de Gestão de Contratos tem por competências:
I - arquivar cronologicamente as cópias dos contratos e seus aditivos, bem como de todos os documentos referentes à contratação, em arquivo próprio;
II - controlar os limites de acréscimos e supressões, os prazos de vigência dos contratos e aditivos, bem como executar os procedimentos para notificações e aplicação de penalidades, a partir dos apontamentos do fiscal ou da comissão);
III - preparar contratos, termos aditivos, apostilamentos e demais documentos afins;
IV - solicitar portarias de designação de fiscais e gestores dos contratos;
V - instruir os pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro, verificando os pressupostos e documentos necessários;
VI - conhecer integralmente o objeto do contrato;
VIII - registrar todas as ocorrências legitimadas pelo fiscal, como faltas, atrasos, má execução dos serviços e similares por parte dos empregados da contratada, em livro ou sistema próprio;
IX - verificar, em conjunto com a equipe de fiscalização, se a contratada está cumprindo todas as obrigações previstas no Edital de Licitação e no instrumento de contrato, bem como observar a legislação aplicável ao contrato celebrado, em função do objeto do contrato, mantendo-se atualizado em relação a suas alterações; e
X - elaborar e controlar a expedição de atestados de capacidade técnica, ouvida a fiscalização do contrato.
Telefone: (28) 3199-1392
E-mail: administracao.ib@ifes.edu.br
Localização: Prédio Administrativo (Bloco A) – 1º Andar – Sala A208
GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
CONTRATOS VIGENTES
| OBJETO DO CONTRATO | VIGÊNCIA | CONTRATADO |
| SERVIÇO DE VIGILÂNCIA PATRIMONIAL | 01/02/2023 | 03.265.996/0001-55 - TRANSEGUR - SEGURANCA E TRANSPORTE DE VALORES LTDA |
| SERVIÇO DE MOTORISTA | 16/01/2023 | 10.581.285/0001-55 - WS SERVICOS TERCEIRIZADOS LTDA |
| OBRA LABORATÓRIO | 16/07/2022 | 41.865.716/0001-39 - EGB ENGENHARIA E SERVICOS LTDA |
| OBRA BIBLIOTECA | 14/02/2024 | 17.278.082/0001-33 - HAZA CONSTRUCOES DE EDIFICIOS EIRELI |
| SEGURO DE VEÍCULOS | 14/02/2022 | 90.180.605/0001-02 - GENTE SEGURADORA SA |
| PASSAGENS AÉREAS | 06/03/2023 | 01.017.250/0001-05 - VOETUR TURISMO E REPRESENTACOES LTDA |
| ALMOXARIFADO VIRTUAL | 21/03/2024 | 06.698.091/0005-90 - AUTOPEL AUTOMACAO COMERCIAL E INFORMATICA LTDA |
| SEGURO DE VEÍCULOS | 27/03/2022 | 90.180.605/0001-02 - GENTE SEGURADORA SA |
| TELEFONIA | 15/04/2022 | 76.535.764/0001-43 - OI S.A - EM RECUPERAÇÃO JUDICIAL |
| PUBLICIDADE | 21/04/2025 | 09.168.704/0001-42 - EMPRESA BRASIL DE COMUNICACAO S.A |
| SERVIÇO DE LIMPEZA | 18/05/2022 | 27.335.066/0001-99 - CUSTOMIZE SERVICOS EIRELI |
| GESTÃO DE FROTAS | 18/05/2022 | 05.340.639/0001-30 - PRIME CONSULTORIA E ASSESSORIA EMPRESARIAL LTDA |
| SERVIÇO DE AUXILIAR DE MANUTENÇÃO | 08/06/2022 | 09.489.558/0001-57 - ADSERVICON – ADMINISTRACAO, SERVIÇOS E CONTABILIDADE LTDA |
| ESTAGIÁRIO | 31/07/2022 | 01.406.617/0001-74 - AGENCIA DE INTEGRACAO EMPRESA ESCOLA LTDA |
| SERVIÇO DE PORTARIA | 02/08/2022 | 11.505.046/0001-89 - TRANSCOLAR COMERCIAL PADUENSE LTDA |
| CANTINA | 04/10/2022 | 29.423.785/0001-97 - HAGIL SERVICE INCORPORADORA EIRELI |
| AR CONDICIONADO | 09/11/2022 | 17.021.875/0001-72 - WESLEY RODRIGUES SILVA 114308 |
| JARDINAGEM | 14/11/2022 | 11.505.046/0001-89 - TRANSCOLAR COMERCIAL PADUENSE LTDA |
| TRANSPORTE COLETIVO | 11/11/2022 | 30.746.491/0001-85 - BRASIL FRETAMENTOS EIRELI |
FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Servidor designado para o acompanhamento e fiscalização dos aspectos administrativos da execução dos serviços nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto às providências tempestivas nos casos de inadimplemento contratual.
Das Competências:
1. Acompanhar e fiscalizar os aspectos administrativos do contrato, observando o disposto no Anexo VIII-B da IN SEGES/MP nº 05/2017, com o auxílio das listas de verificação.
2. Registrar as faltas cometidas pela Contratada.
3. Acompanhar a correção e a readequação das faltas cometidas pela Contratada quanto à documentação e outros aspectos administrativos do contrato.
4. Comunicar ao Gestor do Contrato as situações que exigirem decisões e providências definitivas.
5. Elaborar o Relatório Circunstanciado de Fiscalização Administrativa, com base na Lista de Verificação do Fiscal Administrativo, referente ao período de prestação do serviço, e encaminhar ao Gestor do Contrato.
6. Receber documentos relativos ao contrato, respondendo ou encaminhando à autoridade competente para as providências cabíveis.
7. Realizar, mensalmente, por meio do ComprasNET, consulta ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF, verificando principalmente as Ocorrências e Situação do Fornecedor, a fim de certificar-se de que a Contratada mantém as condições iniciais de habilitação, devendo, em caso de irregularidade, comunicar o fato ao Gestor do Contrato para adoção das providências cabíveis, em observância artigos 27; 55, inc. XIII; 78, inc. I e 79, inc. I, da Lei n. 8.666/93 e IN SLTI/MP nº 02, de 11 de outubro de 2010.
8. Realizar consultas e registros nos sistemas SIASG, SICAF e ComprasNet.
9. Cadastrar e manter atualizada a lista de terceirizados.
10. Participar da reunião inicial convocada pelo Gestor do Contrato.
11. Participar da atualização do Mapa de Riscos após eventos relevantes, durante a gestão do contrato.
Adaptado de: Manual de Fiscalização – Abril 2018. Advocacia-Geral da União.
FISCALIZAÇÃO TÉCNICA
Servidor designado para o acompanhamento e fiscalização da execução do contrato nos aspectos técnicos.
Das Competências:
1. Acompanhar a qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues, observando o disposto no Anexo VIII-A da IN SEGES/MP nº 05/2017, com o auxílio das Listas de Verificação e de acordo com os Critérios de Aceitação definidos em contrato.
2. Avaliar a qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues, a partir da aplicação das Listas de Verificação e de acordo com os Critérios de Aceitação definidos em contrato, e as não conformidades com os termos contratuais, considerando as justificativas apresentadas pela Contratada.
3. Verificar a manutenção das condições definidas nos Modelos de Execução e de Gestão do Contrato, nos contratos de soluções de Tecnologia da Informação, conforme disposto nos art. 19 e 20 da IN SLTI/MP nº 04/2014.
4. Registrar as faltas cometidas pela Contratada como uma ocorrência.
5. Acompanhar a correção e a readequação das faltas cometidas pela Contratada quanto ao objeto do contrato.
6. Elaborar o Relatório de Fiscalização Técnica, com base na Lista de Verificação do Fiscal Técnico e verificado o Relatório de Ocorrências, referente ao período de prestação do serviço, e encaminhar ao Gestor do Contrato.
7. Comunicar ao Gestor do Contrato as situações que exigirem decisões e providências definitivas.
8. Receber documentos relativos ao contrato, respondendo ou encaminhando à autoridade competente para as providências cabíveis.
10.1 Incluir os documentos relacionados aos pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio, em até 2 (dois) dias úteis do seu recebimento, juntando-o digitalmente ao Processo de Contratação, para que a Área de Gerenciamento de Contratos adote as providências pertinentes.
10.2 Encaminhar ao Gestor do Contrato a documentação pertinente para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam prorrogação, alteração, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros.
9. Realizar, mensalmente, por meio do ComprasNET, consulta ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF, principalmente as Ocorrências e Situação do Fornecedor, afim de certificarse de que a Contratada mantém as condições iniciais de habilitação, devendo, em caso de irregularidade, comunicar o fato ao Gestor do Contrato para adoção das providências cabíveis, em observância artigos 27; 55, inc. XIII; 78, inc. I e 79, inc. I, da Lei n. 8.666/93 e IN SLTI/MP nº 02, de 11 de outubro de 2010.
10. Cadastrar e manter atualizada a lista de terceirizados.
11. Participar da reunião inicial convocada pelo Gestor do Contrato.
12. Participar da atualização do Mapa de Riscos após eventos relevantes, durante a gestão do contrato
13. Informar à Área de Gerenciamento de Contratos a necessidade de designação de novo Fiscal Técnico, em caso de sua impossibilidade ou alteração de Unidade/local de trabalho.
Adaptado de: Manual de Fiscalização – Abril 2018. Advocacia-Geral da União.
FISCALIZAÇÃO SETORIAL
Servidor designado junto ao local de execução do contrato, quando da prestação dos serviços ocorrer concomitantemente em locais distintos ou em unidades desconcentradas, para o acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos.
Das Competências:
1. Acompanhar e fiscalizar “in loco” a execução do contrato quanto aos aspectos técnicos e administrativos, observando o disposto no Anexo VIII-A e Anexo VIII-B da IN SEGES nº 05/2017, com o auxílio das listas de verificação.
2. Registrar as faltas cometidas pelo Contratado como uma ocorrência.
3. Acompanhar a correção e a readequação das faltas cometidas pela Contratada quanto aos aspectos técnicos e administrativos do contrato.
4. Elaborar Relatório de Fiscalização Setorial, com base na Lista de Verificação do Fiscal Técnico, na Lista de Verificação do Fiscal Administrativo e verificado o Relatório de Ocorrências, referente ao período de prestação do serviço, e encaminhar ao Gestor do Contrato.
5. Emitir o Termo Circunstanciado e encaminhar ao Gestor do Contrato.
6. Comunicar ao Gestor do Contrato as situações que exigirem decisões e providências definitivas.
7. Cadastrar e manter atualizada a lista de terceirizados.
8. Receber documentos relativos ao contrato, respondendo ou encaminhando à autoridade competente para as providências cabíveis, mantendo os originais em arquivo.
8.1 Incluir os documentos relacionados aos pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio, em até 2 (dois) dias úteis do seu recebimento, juntando-o digitalmente ao Processo de Contratação, para que a Área de Gerenciamento de Contratos adote as providências pertinentes.
8.2 Encaminhar ao Gestor do Contrato a documentação pertinente para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam prorrogação, alteração, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros.
9. Realizar, mensalmente, por meio do ComprasNET, consulta ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF, principalmente às Ocorrências e Situação do Fornecedor, a fim de certificar-se de que a Contratada mantém as condições iniciais de habilitação, devendo, em caso de irregularidade, comunicar o fato ao Gestor do Contrato para adoção das providências cabíveis, em observância aos artigos 27; 55, inc. XIII; 78, inc. I e 79, inc. I, da Lei n. 8.666/93 e IN SLTI/MP nº 02, de 11 de outubro de 2010.
10. Participar da atualização do Mapa de Riscos após eventos relevantes, durante a gestão do contrato.
11. Informar à Área de Gerenciamento de Contratos a necessidade de designação de novo Fiscal Setorial, em caso de sua impossibilidade ou alteração de Unidade/local de trabalho.
Adaptado de: Manual de Fiscalização – Abril 2018. Advocacia-Geral da União.
PÚBLICO USUÁRIO
É o acompanhamento da execução contratual por meio de pesquisa de satisfação junto ao usuário, com o objetivo de aferir os resultados da prestação dos serviços, os recursos materiais e os procedimentos utilizados pela Contratada, quando for o caso, ou outro fator determinante para a avaliação dos aspectos qualitativos do objeto;
Das Competências:
1. Participar da fiscalização do contrato conforme definido no Plano de Fiscalização de cada contrato.
Adaptado de: Manual de Fiscalização – Abril 2018. Advocacia-Geral da União.
GESTOR DE CONTRATO
Servidor designado para coordenar e comandar as atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário, bem como dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação para formalização dos procedimentos que envolvam a prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros.
Das Competências:
1. Coordenar as atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial.
2. Comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura com o valor exato dimensionado pela fiscalização com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR) ou instrumento substituto, se for o caso.
3. Emitir o Termo de Recebimento Definitivo.
4. Encaminhar a documentação pertinente à Área de Gerenciamento de Contratos para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros.
5. Manter atualizada a lista de terceirizados, podendo delegar aos fiscais.
6. Receber documentos relativos ao contrato, respondendo ou encaminhando à autoridade competente para as providências cabíveis.
7. Incluir os documentos relacionados aos pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio, juntando-o digitalmente ao Processo de Contratação, para que a Área de Gerenciamento de Contratos adote as providências pertinentes.
8. Realizar consultas e registros nos sistemas SIASG, SICAF e ComprasNet.
9. Informar à Área de Gerenciamento de Contratos a necessidade de designação de novo Gestor do Contrato, em caso de sua impossibilidade ou alteração de Unidade/local de trabalho.
10. Convocar a reunião inicial.
11. Coordenar a atualização do Mapa de Riscos após eventos relevantes, durante a gestão do contrato.
12. Encaminhar as demandas por meio das Ordens de Serviço ou de Fornecimento de Bens, podendo delegar.
Adaptado de: Manual de Fiscalização – Abril 2018. Advocacia-Geral da União.
PREPOSTO DA CONTRATADA
Representante da empresa formalmente designado responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual. A depender da natureza dos serviços, poderá ser exigida a manutenção do preposto da empresa no local da execução do objeto, bem como pode ser estabelecido sistema de escala semanal ou mensal (parágrafo 4° do art. 44 da IN n° 05/2017);
LEGISLAÇÃO POR HIERARQUIA NORMATIVA
O Portal de Compras reúne a legislação de interesse dos cidadãos, fornecedores e agentes públicos pertinente as matérias que compete ao Departamento de Normas e Sistemas de Logística da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia, organizadas por hierarquias normativas e por temas.
Coordenadoria de Engenharia e Manutenção
A Coordenadoria de Engenharia e Manutenção tem por competências:
I. administrar as atividades inerentes à manutenção e à conservação das instalações do campus;
II. elaborar a previsão anual de serviços;
III. acompanhar, inspecionar e atestar a execução de serviços e obras, em parceria com servidor ou comissão designada para tal fim;
IV. emitir parecer técnico nos processos de licitação cujo objeto seja o da sua competência;
V. participar da elaboração e acompanhar a execução do plano diretor de infraestrutura do campus;
VI. propor e acompanhar a implantação de projetos de melhoria na área de engenharia e infraestrutura do campus, realizando a avaliação de estruturas existentes.
Telefone: (28) 3199-1393
Localização: Prédio Administrativo (Bloco A) – 1º Andar – Sala A209
Coordenadoria de Patrimônio, Materiais e Suprimentos
Coordenadoria de Patrimônio
A Coordenadoria de Patrimônio tem por competências:
I. administrar e executar os procedimentos relativos aos sistemas disponibilizados, nos módulos de Patrimônio das atividades do campus;
II. realizar, periodicamente, ou a qualquer tempo, inventários de bens patrimoniais, conforme legislação vigente, excetuando-se o inventário anual, que é realizado por comissão específica;
III. elaborar e atualizar os Termos de Responsabilidade dos Bens Patrimoniais pertencentes ao campus;
IV. efetuar guarda provisória, conferência, distribuição e redistribuição de bens patrimoniais;
V. acompanhar o cumprimento de prazos de entrega dos bens patrimoniais;
VI. propor, quando necessário, a realização de seguros de bens móveis e imóveis;
VII. registrar os imóveis adquiridos junto ao campus ou dados em sistema informatizado e/ou outro meio próprio;
VIII. realizar a incorporação de bens patrimoniais ao acervo do campus;
IX. executar a baixa de bens patrimoniais considerados inservíveis ou irrecuperáveis do patrimônio;
X. elaborar o Relatório Mensal de Movimentação de bens permanentes;
XI. realizar o tombamento dos bens patrimoniais adquiridos;
XII. orientar os servidores sobre a importância e necessidade de se exercer controle sobre os materiais permanentes sob sua responsabilidade; e
XIII. executar os procedimentos para encaminhar bens e equipamentos para manutenção, empréstimos, cessão, permuta, doação etc.
Coordenadoria de Materiais e Suprimentos
A Coordenadoria de Materiais e Suprimentos tem por competências:
I. administrar e executar os procedimentos relativos aos sistemas disponibilizados, nos módulos de Almoxarifado;
II. elaborar os inventários anuais relativos aos materiais de consumo, conforme legislação vigente, das movimentações realizadas;
III. fornecer meios de registro de qualidade e quantidade para a realização de inventários anuais relativos aos materiais de consumo;
IV. dar suporte ao processo de elaboração do inventário anual de material de consumo do campus, que será realizado por Comissão específica;
V. receber, classificar, identificar, codificar e armazenar adequadamente os materiais adquiridos, assim como os produzidos na instituição;
VI. acompanhar o cumprimento de prazos de entrega dos bens de consumo adquiridos pelo campus;
VII. elaborar o Relatório Mensal de material de consumo demonstrando as movimentações realizadas; e
VIII. elaborar em articulação com as diretorias e coordenadorias a previsão anual para aquisição de materiais de consumo
Telefone: (28) 3199-1398
E-mail: patrimonio.ib@ifes.edu.br (Patrimônio)
E-mail: almoxarifado.ib@ifes.edu.br (Almoxarifado)
Localização: Prédio Almoxarifado (Bloco E)
Siads - Sistema Integrado de Administração de Serviços
O Siads é uma solução que possibilita aos órgãos da Administração Pública Federal um controle completo e efetivo de seus estoques de materiais, bens patrimoniais e serviços de transporte.
O sistema permite o controle permanente de depreciação dos bens, viabiliza a realização de inventário eletrônico em plataforma mobile e amplia a automação do registro contábil, ao possibilitar que o ato e fato das ações administrativas sejam registrados no Siafi (Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal), em tempo real por meio do Siads.
O Siads está aderente a Lei nº 4.320/64 que estabelece as normas de controle de orçamentos e balanços, ao Decreto nº 9.373/18 que regulamenta a movimentação e desfazimento de materiais, a IN nº 205/88 que trata de gestão de materiais e ao Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP).
Além dessas legislações, o sistema é continuamente atualizado para estar em consonância com as definições governamentais sobre gestão de materiais e está disponível para uso pelas instituições públicas mediante contratação específica.
Finalidade: reconhecimento periódico da depreciação e da amortização desses bens, realizar o inventário eletrônico e automatizar o registro contábil integrado ao Siafi, em tempo real.
Quem deve utilizar: o Siads é de uso obrigatório pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, incluindo as empresas estatais dependentes, conforme Portaria nº 232, de 2 de junho de 2020.
Quanto custa: o Siads é ofertado gratuitamente aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Integrado de Serviços Gerais (SISG), custeado pelo Ministério da Economia.
Importância do modelo centralizado: garante a sustentação econômica e a alavancagem de adesões dos órgãos e entidades da administração pública direta, autárquica e fundacional.
VANTAGENS DO USO DA PLATAFORMA
• promove a eficiência dos gastos públicos;
• promove o bom gerenciamento patrimonial permitindo o reaproveitamento de bens, evitando aquisições desnecessárias;
• potencializa a racionalização financeira, processual e de pessoas;
• sistematiza os registros contábeis dos estoques, bens móveis, permanentes e de consumo, e bens intangíveis (aderente ao PCASP);
• proporciona informações para apoiar as decisões governamentais de alocação mais eficiente de recursos;
• infraestrutura centralizada, sem custos para novos aderentes.
LEGISLAÇÃO
Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964
Decreto nº 9.373, de 11 de maio de 2018
Decreto nº 9.739, de 28 de março de 2019
Decreto nº 9.764, de 11 de abril de 2019
Portaria nº 232, de 2 de junho de 2020
Instrução Normativa nº 205, de 8 de abril de 1988
Coordenadoria de Licitações e Contratos
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