DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO - DAP - Coordenadoria de Protocolo e Arquivo

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Coordenadoria de Protocolo e Arquivo

A Coordenadoria de Protocolo e Arquivo tem por competências:
I. receber e controlar documentos e processos em fase de guarda intermediária e/ou permanente para arquivamento;
II. ordenar a documentação, mediante o recebimento, registro e classificação dos documentos;
III. conservar a documentação, mediante a utilização de equipamentos adequados e sob condições ambientais ideais;
IV. aplicar a tabela de temporalidade, para arquivo de documentos gerados no Ifes, evitando o crescimento desnecessário do acervo de documentos, de acordo com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos;
V. registrar e controlar a entrada e a saída dos documentos e correspondência do campus;
VI. receber, autuar, interpretar e classificar os documentos com base no Código de Classificação de Assuntos adotado pelo Ifes e registrá-los nos Sistemas Informatizados;
VII. emitir, quando necessário, relatórios dos Sistemas Informatizados;
VIII. prestar informações às partes interessadas sobre a tramitação de seus processos e sobre as correspondências recebidas e expedidas;
IX. relacionar e distribuir as correspondências recebidas pelo campus via Correios;
X. receber, selecionar e preparar a correspondência para expedição via correios, de acordo com as normas e procedimentos determinados pela EBCT quanto à modalidade de expedição;
XI. receber, conferir e relacionar os documentos, a fim de expedi-los, via malote, para outros campi e para a Reitoria do Ifes;
XII. receber, conferir, selecionar e distribuir os documentos oriundos dos campi e da Reitoria;
XIII. fazer levantamento mensal da quantidade de correspondência expedida. e
XIV. Orientar os demais setores da unidade quanto ao correto uso do módulo Protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC.

Telefone: (28) 3199-1386
E-mail: gabinete.ib@ifes.edu.br
Localização: Prédio Administrativo (Bloco A) – Térreo – Sala A216
Horário de funcionamento
Segunda a sexta-feira: das 08h às 17h

LINKS ÚTEIS:

Manuais de Protocolo e Arquivo
Comissão Permanente de Gerenciamento dos Processos Eletrônicos – CPGPE
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivos – CPAD